Una bandeja de entrada de WhatsApp muestra a las personas una por una, pero la gente con la que tratas no funciona una por una. Los cinco empleados de una empresa cliente, una familia que reserva junta, un comité escolar, un equipo de proyecto: cuando uno de ellos escribe, el chat que tienes delante no sabe nada de los otros cuatro, ni de quién decide entre ellos y quién solo pregunta.
Un círculo reúne a esas personas y le da a cada una un rol que solo tiene sentido dentro de ese círculo. Abre el chat de cualquier miembro y los demás aparecen al lado, con sus roles, a un clic de su propio chat. Es una forma de que tu equipo organice los contactos, y el resto de esta página es preciso sobre lo que hace y dónde termina.
Qué es un círculo
Un círculo es un grupo de contactos con nombre que pertenece a tu cuenta, por ejemplo “Acme S.A.” para las personas con las que tratas en una empresa cliente. Cada miembro puede tener un rol en ese círculo, como Jefe, Secretaria, Técnico o Contabilidad, o cualquier rol que escribas tú. El rol describe a la persona solo dentro de ese círculo: alguien puede ser Jefe en un círculo y un miembro más en otro.
Un contacto puede pertenecer a varios círculos, y un círculo puede tener hasta 200 personas. Cada círculo tiene un nombre, único dentro de tu cuenta, y puede tener un color y un ícono para reconocerlo de un vistazo.
- Los miembros son personas: contactos guardados, o chats con una persona. No se pueden agregar grupos de WhatsApp, canales ni chats de Spun.
- Agregar un chat cuyo número todavía no está guardado crea un contacto sin guardar con el número de teléfono como nombre, así que no hay que preparar nada antes.
- Los círculos conviven con los campos de empresa, departamento y cargo del contacto. No los reemplazan.
- Un contacto eliminado sale de sus círculos. Un contacto archivado sigue en la lista.
Lo que ves cuando escribe un miembro
Abre el chat de cualquier persona de un círculo y el panel del contacto muestra una sección Círculos en su pestaña Principal, justo debajo de Etiquetas. Cada círculo muestra a sus otros miembros con sus roles, y la persona cuyo chat está abierto aparece marcada como “este chat”. Haz clic en cualquier miembro para ir directamente a su chat.
Así, cuando la secretaria de un cliente escribe para confirmar una visita, el jefe que tiene que aprobarla y el técnico que va a ir están en la misma pantalla, a un clic. Un miembro sin número de teléfono ni correo guardado no se puede abrir, y la fila lo indica en lugar de fallar sin avisar.
La misma sección Círculos, con los mismos controles, aparece cuando abres un contacto en la página Contactos.
Roles que solo tienen sentido dentro del círculo
Un rol pertenece a la membresía, no al contacto. Eso es lo que permite que una persona tenga un rol distinto en cada círculo en el que está, mientras su ficha de contacto sigue igual.
| Círculo | Miembro | Rol en ese círculo |
|---|---|---|
| Acme S.A. | Carlos | Jefe |
| Acme S.A. | Ana | Secretaria |
| Acme S.A. | Tomás | Técnico |
| Comité de padres | Tomás | Presidente |
| Familia Méndez | Sergio Méndez | Familia |
Se sugieren Jefe, Gerente, Empleado, Secretaria, Técnico, Contabilidad, Propietario y Familia, junto con los roles que tu cuenta ya usa. Escribe cualquier otro para crear el tuyo, o deja el rol vacío.
Cómo armar un círculo
- 1
Empieza desde un chat
Abre el chat de una persona, busca Círculos en el panel del contacto y presiona “Añadir al círculo”. Elige un círculo existente, o escribe un nombre nuevo y elige un color. Puedes darle un rol a la persona en el mismo paso.
- 2
Agrega a los demás
Dentro del círculo, presiona “Añadir miembro” y busca por nombre, número o correo. Presiona “Añadir rol” en un miembro para definir su rol, o la X para sacarlo; “Deshacer” en el aviso lo vuelve a poner.
- 3
O arrástralos
En una computadora, arrastra cualquier chat de la lista de chats a un círculo de la sección Círculos para agregar a esa persona. Suéltalo en “Suelta un chat aquí para crear un nuevo círculo” para crear uno con las dos personas; se sugiere como nombre la empresa del contacto abierto.
- 4
O trabaja desde la página Contactos
Su pestaña Círculos muestra todos los círculos de la cuenta. Busca por nombre, ordena por nombre, por más miembros o por más reciente, y presiona “Nuevo círculo” para crear uno sin abrir un chat.
- 5
Agrega a muchas personas a la vez
En la página Contactos, marca los contactos que quieras, presiona “Añadir al círculo” en la barra que aparece y elige un círculo o escribe un nombre nuevo. Las personas que ya están en el círculo no se agregan dos veces y conservan su rol.
Los círculos en toda la bandeja de entrada
Una vez que existen, los círculos aparecen donde ya trabajas, sin cambiar cómo funciona ninguna de esas pantallas.
- Lista de chats: un chat cuyo contacto está en un círculo muestra un pequeño punto de color por cada círculo, hasta dos, y luego un “+” con cuántos más hay. Pasa el puntero sobre los puntos para ver los nombres de los círculos.
- Filtro de círculos: presiona “Círculos” junto al filtro de Etiquetas y marca uno o más círculos para ver solo sus chats. No se guarda en los filtros guardados, y elegir un filtro guardado lo borra.
- Tablero del pipeline: una tarjeta cuyo contacto está en un círculo muestra el primer círculo y el rol en él, por ejemplo “Acme S.A.: Jefe, +3”. “Echar un vistazo a los mensajes” muestra cada círculo del contacto con los demás miembros y sus roles, y un clic abre el chat de un miembro. El tablero solo muestra los círculos, y mover tarjetas funciona igual que antes.
- Página Contactos: la pestaña Círculos muestra todos los círculos, sus miembros y sus roles, con los mismos controles para agregar, quitar, renombrar, cambiar el color y eliminar.
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Quién puede ver y cambiar los círculos
Un círculo pertenece a la cuenta, no a la persona que lo creó, así que todo el equipo trabaja con los mismos círculos. Lo que puede hacer cada compañero de equipo depende del acceso que ya tiene.
| Compañero de equipo | Qué puede hacer | Nota |
|---|---|---|
| Gerentes y quien creó el círculo | Renombrar el círculo, cambiar su color o ícono, eliminarlo | Eliminar un círculo nunca afecta a los contactos ni a sus chats |
| Compañeros que pueden editar contactos | Crear círculos, agregar y quitar miembros, definir y cambiar roles | Dentro de los chats que pueden ver |
| Compañeros de solo lectura y accesos compartidos de solo visualización | Ver los círculos y sus miembros | Sin cambios |
Un compañero que ve solo algunos chats ve solo los miembros que puede ver, y un círculo en el que no está ninguna de sus personas queda oculto para él. Estar en un círculo nunca permite que alguien abra un chat que antes no podía abrir.
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Lo que un círculo no es, a propósito
Un círculo es una forma de que tu equipo vea quién va con quién. Saber dónde termina es lo que lo mantiene predecible.
- No envía nada. Crear un círculo o agregar a alguien no envía ningún mensaje ni cambia nada en WhatsApp, y las personas que están en él nunca se enteran.
- No es una etiqueta. Una etiqueta marca un chat o un contacto; un círculo conecta a las personas entre sí y le da a cada una un rol. Las dos cosas funcionan lado a lado.
- No cambia el acceso. Un círculo nunca amplía lo que un compañero puede ver o abrir.
- No reemplaza los campos del contacto. La empresa, el departamento y el cargo se quedan en el contacto, y el círculo está a su lado.
- Eliminar un círculo elimina solo el círculo. Los contactos, sus chats y sus otros círculos no se tocan.
- Solo contiene personas. Los grupos, los canales y los chats de Spun no pueden ser miembros.