La mayoría de los negocios que venden por WhatsApp llevan sus oportunidades de memoria, o en una hoja de cálculo que estaba al día el martes pasado. La conversación está en un lugar, la etapa de la venta en otro, y las dos se desfasan en cuanto alguien está ocupado.
El pipeline de Spun pone la etapa en la conversación. Cada contacto está en exactamente una etapa de un tablero, lo mueves desde el chat, desde el panel del contacto o arrastrando la tarjeta, y cada movimiento queda registrado con quién lo hizo y cuándo. El resto de esta página explica qué incluye, tal como está disponible hoy, y dónde termina.
Qué es el pipeline
La pestaña Pipeline de la barra lateral muestra un tablero: una columna por etapa, más una columna “Sin etapa” para los contactos que todavía no están en el pipeline. Un espacio de trabajo nuevo empieza con las etapas de venta Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Ganado y Perdido, y cada contacto es una tarjeta que puedes arrastrar entre columnas.
No necesitas abrir el tablero para trabajar con él. Haz clic derecho en un chat de la lista de chats, o mantenlo presionado en el celular, y elige “Establecer etapa”. El panel del contacto tiene una sección Pipeline que muestra la etapa actual y los últimos tres cambios de etapa, cada uno con quién lo hizo y cuándo. Si el chat es de un número que todavía no guardaste, el mismo menú ofrece “Guardar y establecer etapa”: un solo diálogo que guarda el contacto con el nombre de WhatsApp y el número ya completados, y lo coloca directamente en la etapa que elegiste.
Sobre la lista de chats aparece una fila de chips de etapa, para que puedas filtrar la lista a una sola etapa sin salir de la bandeja de entrada. Establecer una etapa requiere el permiso para mover tarjetas del pipeline; “Guardar y establecer etapa” requiere además el permiso para crear contactos.
- Un tablero por espacio de trabajo para empezar, con una pantalla “Gestionar pipeline” para sus etapas.
- La etapa se establece desde el menú del chat, el panel del contacto o el tablero.
- Cada movimiento queda registrado con la persona y la hora.
- Los chips de etapa filtran la lista de chats a una sola etapa.
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Mover tarjetas, deshacer y no pisar el cambio de un compañero
Mover una tarjeta tiene efecto inmediato y muestra “Deshacer” durante unos segundos; Ctrl+Z también funciona en el tablero. Si un compañero de equipo movió el mismo contacto antes, tu tarjeta vuelve a su lugar y Spun te dice quién la movió, en vez de sobrescribir su cambio sin avisar. Marca varias tarjetas para moverlas juntas, y el resultado te indica cuáles no se pudieron mover.
Una etapa que significa una venta perdida pide el motivo antes de registrar el movimiento, así que “Perdido” en tu historial siempre dice por qué. Los gerentes agregan, renombran, reordenan y archivan etapas desde “Gestionar pipeline”; una etapa que todavía tiene contactos no se puede archivar hasta moverlos a otro lugar, y las etapas se archivan en lugar de eliminarse, para que el historial conserve sus nombres.
Las tarjetas tienen dos densidades. En el celular el tablero es un paginador que se desliza, una columna a la vez, con un menú “Mover a...” en cada tarjeta en lugar de arrastrar.
Los leads nuevos pueden entrar solos
La primera vez que abres el pipeline se te pregunta una sola vez si los leads nuevos deben agregarse al tablero automáticamente. El interruptor está activado por defecto y tu respuesta se recuerda; no se te vuelve a preguntar.
Con la opción activada, un contacto llega a tu etapa de entrada cuando te escribe en un chat individual, cuando guardas un número que ya te había escrito o cuando llega un formulario de leads de Facebook. Algunos casos siempre se omiten, a propósito: contactos que ya están en el tablero, contactos internos, contactos marcados como “no enviar”, chats de grupo y números a los que tu negocio escribió primero, que solo entran cuando responden.
La entrada automática solo coloca una tarjeta en la etapa de entrada. Moverla más adelante es una decisión que toma una persona, o una sugerencia que ofrece el asistente y que una persona aprueba.
Más de un tablero
No estás limitado a un tablero de ventas. Un gerente puede agregar otro tablero desde el selector de tableros, a partir de una plantilla lista o de un tablero en blanco al que le pones nombre y que armas tú mismo. Las etapas de un tablero nuevo son solo un punto de partida: renómbralas, reordénalas, agrégalas y archívalas igual que en el tablero de ventas, y un tablero no necesita etapas de Ganado o Perdido en absoluto. Un tablero de soporte puede ir simplemente de Abierto a Resuelto, y solo pide un motivo la etapa que un gerente configuró para pedirlo.
| Plantilla | Etapas con las que empieza |
|---|---|
| Ventas | Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Ganado, Perdido |
| Soporte | Nuevo, Clasificado, En progreso, Esperando al cliente, Resuelto, Cerrado |
| Compras | Solicitado, Cotizado, Aprobado, Pedido, Recibido, Cancelado |
| Contratación | Postulado, Preselección, Entrevista, Oferta, Contratado, Rechazado |
| En blanco | Etapa 1, Etapa 2, Hecho, Descartado, para renombrar sobre la marcha |
En un espacio de trabajo gratuito o de prueba, el tablero de ventas es el único; los planes pagos no tienen límite. Cuando llegas al límite, la opción de agregar un tablero lo indica de entrada.
Cuando ya existe un segundo tablero, el último que usaste se recuerda para ti personalmente y te acompaña a otro dispositivo sin cambiar lo que ven tus colegas. Los chips de etapa sobre la lista de chats siguen a un tablero que tú eliges, así que mirar otro tablero en el panel no vuelve a filtrar tu lista de chats. Los tableros se pueden renombrar y archivar; archivar oculta un tablero sin eliminar nada, tu tablero predeterminado y tu último tablero restante no se pueden archivar, y restaurar un tablero archivado es algo que la app todavía no puede hacer.
Qué pasa cuando una tarjeta entra en una etapa
Las etapas pueden tener automatizaciones. Cuando una tarjeta entra en una etapa, Spun puede crear una tarea, fijar un recordatorio, agregar una etiqueta, avisar a la persona dueña de la tarjeta o enviar un correo a la dirección que elijas. Todo lo que sale hacia afuera está desactivado hasta que lo activas, y deshacer el movimiento de una tarjeta nunca dispara nada.
Las automatizaciones salientes respetan los mismos límites que una persona: los envíos se retienen dentro de tus horas de silencio, comprobadas tanto en tu zona horaria como en la del destinatario. Un envío bloqueado se descarta en lugar de quedar en cola, así que después no llega nada de golpe, y cada automatización muestra lo que estuvo haciendo últimamente, incluido cuántos envíos omitió y por qué. Cada automatización tiene además un límite por hora, para que una mal configurada no pueda vaciar un tablero entero en la cola de envío.
Una automatización puede enviar un mensaje de WhatsApp, pero solo a alguien que te escribió al menos una vez. Spun no inicia una conversación de WhatsApp por su cuenta, y si no puede confirmar que esa persona te escribió, no envía. Todo lo que quiso enviar y no pudo aparece en tu cola de envíos de IA con el motivo; para un contacto sin historial, la solución es escribirle una vez tú mismo, y a partir de ahí la automatización funciona. No existe un botón para enviar a todos.
- El aviso llega al dueño de la tarjeta en la app y como notificación push de forma predeterminada, sin costo y sin llegar a nadie fuera de Spun, en el idioma de Spun que usa ese compañero.
- Spun Chat se puede activar como segundo canal; se entrega dentro de Spun, sin más límite de envío que tus horas de silencio.
- WhatsApp es la alternativa para un compañero que no está en Spun Chat. Sale desde tu propio número, solo a compañeros de equipo, como máximo diez al día por persona, y cuenta en tu presupuesto normal de envíos, por eso al activarlo aparece una advertencia que lo indica.
- Cualquier compañero puede desactivar para sí mismo los avisos de WhatsApp del pipeline en Configuración, y una automatización no puede pasar eso por alto.
- Cada automatización de aviso muestra la frase exacta que enviará antes de que la actives. El texto es de solo lectura y dice Ganado, Perdido o “una etapa nueva” en lugar de nombrar la etapa.
Lo que el pipeline no hace, a propósito
El tablero organiza conversaciones. Saber dónde termina es lo que lo vuelve predecible para construir un proceso sobre él.
- Nunca le escribe a un cliente por su cuenta. Una automatización solo puede escribir a alguien que ya te escribió, y el paso hacia afuera del menú de la tarjeta abre tu propia app de WhatsApp en lugar de enviar desde Spun.
- No tiene un campo de responsable. Quién atiende un chat es una etiqueta con un nombre, aplicada a mano o por round-robin, y compartir nunca se convierte en propiedad.
- No restaura un tablero archivado. Archivar oculta; no elimina, y por ahora no se puede recuperar desde la app.
- No deja que el asistente mueva tarjetas. El asistente sugiere, solo hacia adelante, y una persona aprueba.
- No reemplaza la conversación. El vistazo es solo mirar, “Marcar contactado” es una nota y el envío se queda en el chat.